Матеріали, які вам можуть знадобитись:

• Як подати заявку до Українського культурного фонду
• Як успішно пройти переговорну процедуру
• Як успішно підписати грантову угоду
• Як успішно подати звітність

Вітаємо!

Якщо ваш проект набрав достатню кількість балів і за рішенням Дирекції Фонду був допущений до переговорних процедур, будь ласка, ознайомтеся з інструкцією щодо подальших дій.

Запрошенням до переговорної процедури буде автоматичний лист з переліком документів, які ми від вас очікуємо отримати. Що робити далі?

1.

Зайдіть у ваш особистий кабінет. Ви побачите, що заявка змінила статус на “Тривають переговорні процедури”. Якщо ви подавали декілька заявок, зверніть увагу, що вони можуть перебувати на різних етапах.

Натисніть на заявку з позначкою “Тривають переговорні процедури”.

2.

Ось так виглядає заявка на етапі переговорної процедури. Зверніть увагу на додаткові вкладки, які наразі стали доступними — “Експертна оцінка” та “Переговорна процедура”.

3.

Ви можете зайти до вкладки “Експертна оцінка” щоб ознайомитись із коментарями, які експерти УКФ дали вашому проекту, а також переглянути сумарний бал. Рекомендуємо уважно прочитати коментарі експертів.

Зверніть увагу, що відповідно до методики оцінювання, експерти не коментують заявки на програму "Культура в часи кризи: інституційна підтримка", тому цих коментарів немає.

4. 

Після цього зайдіть до вкладки “Переговорна процедура”. На початку у вас лише одна переговорна процедура, але згодом їх може більше. Вам потрібна остання. Натисніть на неї.

Якщо процедур декілька, пам'ятайте: в закритій процедурі знаходяться зауваження від нас і (можливо) додаткові файли, які ми надсилаємо вам (найчастіше це кошторис з коментарями). Зміни потрібно вносити у відкриту процедуру, туди ж треба завантажувати файли.

Ось так всередині виглядає закрита з нашого боку процедура.

5.

На даному етапі ви можете внести зміни до вашої проектної заявки. Якщо це перша переговорна процедура, не поспішайте. На першому етапі Фонд очікує від вас лише додаткові документи, але пізніше, можливо, вам буде необхідно внести ті чи інші корективи до заявки.

Якщо ви плануєте вносити зміни до заявки, натисніть “Редагувати поля заявки”.

6.

Внесіть необхідні корективи.

7. 

Не забувайте натискати “Зберегти дані”.

8.

Якщо ви внесли всі зміни та зберегли дані, поверніться у переговорну процедуру. 

Якщо ви бажаєте (чи ми вас про це просимо) замінити один з документів, які ви надсилали під час подачі заявки, знайдіть його у переліку і натисніть “Оберіть файл”. Для прикладу, ви хочете замінити кошторис.

9.

Оберіть цей файл. Нагадуємо, що система дозволяє завантажувати лише файли PDF та XLS.

10. 

Ви бачите, що ваш файл готовий до завантаження.

11.

Якщо ви хочете завантажити додаткові файли (під час першої переговорної процедури ми очікуємо від вас саме додаткових файлів), то спочатку виберіть тип файлу (що саме ви плануєте завантажити). Якщо ви не знайшли потрібного файлу у випадаючому списку, обирайте “Інші документи”.

12.

Натисніть “Додати додатковий файл”. Так ви створите поле для додавання файлу, потрібного саме вам. Прикріпіть його (як в пункті 8).

Коли всі файли, які ви бажаєте нам відправити, будуть прикріплені, натисніть “Завантажити файли”. Файли вантажаться в систему одним пакетом. Якщо вам необхідно буде замінити один з них, вам доведеться прикріплювати усі заново. Відповідно, якщо ви завантажуватимете файли по черзі (це неправильно), нам буде надісланий лише останній.

13.

Ви можете побачити файли, які ви щойно завантажили.

14.

Якщо ви завантажили всі файли і внесли всі корективи в заявку, натисніть “Відправити на валідацію”. 

Нагадуємо — на етапі першої переговорної процедури ми чекаємо від вас лише файли, які зазначені у листі-запрошенні, який ви отримали.

Пройдемось ще раз:

15.

Ви бачите, що заявка змінила статус на “Заявник вніс зміни”. Очікуйте, поки ваші документи чи внесені правки розглянуть співробітники Фонду. Коли процедура переходить до статусу “Заявник вніс зміни”, вона автоматично блокується для редагування.

Якщо буде необхідна повторна процедура, очікуйте, вам надійде про це лист. В такому разі поверніться до пункту 4.

NB.

Просимо бути уважними при роботі з переговорною процедурою в онлайн-системі. Ми не рекомендуємо працювати над переговорною процедурою паралельно з декількох комп'ютерів.