На зустрічі з громадськістю УКФ проаналізував результати проведення конкурсів 2019 року

24 червня у Національному художньому музеї України відбулося громадське обговорення результатів проведення конкурсних програм УКФ 2019 року. У заході взяли участь Голова Українського культурного фонду Марина Порошенко, виконавча директорка УКФ Юлія Федів, члени Наглядової Ради, експерти фонду, представники різних секторів культури.

УКФ провів ґрунтовну аналітику даних, які стосувалися кількості грантових заявок та відсотку їхнього подолання технічного відбору, експертного оцінювання, інформаційно-консультативної діяльності, проведення переговорних процедур. Проаналізувавши зауваження та пропозиції, що надходили протягом проведення конкурсів, УКФ запропонував шляхи вирішення найбільш контроверсійних питань.

Так, виконавча директорка УКФ Юлія Федів наголосила, що фонд прагне посилити свою присутність в регіонах, заснувавши представництва, які б могли стати незалежними від місцевих органів влади інформаційними майданчиками, чия діяльність збільшила би кількість заявок з областей. Також на розгляд громадськості було запропоновано спрощення аплікаційного пакету для індивідуальних та проектів національної та міжнародної співпраці, можливість подання документів лише в електронному вигляді, зміну системи експертного оцінювання тощо.

Всіх учасників заходу було запрошено до роботи в групах за кожним пунктом     обговорення ‒ інформаційно-консультаційна діяльність, технічний відбір, експертне оцінювання, Наглядова Рада та Дирекція, моніторинг проектів ‒ для формування додаткових пропозицій щодо удосконалення діяльності УКФ.

Робочі групи порадили наступне: 

Удосконалення інформаційно-консультаційної діяльності УКФ

• Розділити на декілька етапів інформаційні дні: для дебютантів; для тих, хто вже подавався минулого року та ознайомлений з нормативною базою Фонду; для тих, хто має питання щодо деталей конкурсу, або за іншими категоріями.
• Успішних грантоотримувачів минулих років робити амбасадорами Фонду, особливо в регіонах.
• Використовувати більше інфографіки в новинах.
• Опублікувати зразки успішних кошторисів та заявок.
• Проводити інфодні у форматі Q&A сесій.
• Створити гарячу лінію чат-бот.
• Винести Рейтинги конкурсних програм Фонду окремою рубрикою на сайті тощо.

Удосконалення технічного етапу відбору

• Зберігати історію Заявника в особистому кабінет.
• Чітко прописати, які документи є обов`язковими, а які є додатковими.
• Автоматизувати систему дат.
• Вести спілкування Заявник-Фонд, Фонд-Заявник виключно через особистий кабінет.
• Деталізувати мету робочого плану, поділити його на фінансовий та календарний.
• Надати можливість міжнародним проектам подавати заявки на програми, реалізовувавши проекти в наступному році.
• Розглядати кошторис в два етапи: загальний розгляд, пройшовши технічний відбір- деталізований розгляд.
• Деталізувати поняття авторська винагорода і оплата гонорарів тощо.

Удосконалення етапу експертного оцінювання

• Всі оцінки експертів повинні бути аргументовані.
• Державні службовці не повинні бути експертами експертних рад.
• Сформувати у кожному секторі, відповідно до його специфіки, свою фінансову раду.
• Проводити тренінги для експертів.
• Сприяти підвищенню кваліфікації експертів.
• Прописати процедуру апеляції щодо етапу експертного оцінювання.
• Підготувати проект Постанови до розгляду Кабінетом міністрів щодо специфіки фінансування культурних проектів тощо.

Удосконалення етапу погодження проектів Наглядовою радою Фонду та Дирекцією Фонду

• Прописати повноваження членів комісії під час переговорних процедур.
• Створити фінансових радників, які будуть вести проект від етапу проходження технічного відбору до етапу звітування.
• Чітко дотримуватися термінів переговорної процедури, адже це відтерміновує етап реалізації проектів.
• Попереджати про переговорну процедуру за 3 дні, щоб встигнути підготувати необхідний пакет документів.

Удосконалення етапу моніторингу проектів

• Продовжити етап звітності до кінця року.
• Надати зразки успішних звітів.
• Розробити стандарти аудиту для міжнародних проектів та узгодити їх з міжнародними фірмами.
• Моніторити проект після завершення його реалізації в рамках гранту для переконання у тому, що реалізовується саме той проект, на який було виділено державне фінансування.
• Опубліковувати прізвища юристів, фінансистів за допомогою яких проект успішно реалізувався та відзвітувався.
• Повернути етап авансування: спочатку 70%.

Український культурний фонд дякує усім присутнім на обговоренні. Ми сподіваємося на подальшу співпрацю з прогресивною культурною спільнотою, завдяки якій вдасться покращити роботу фонду, впровадити наші освітні ініціативи, а головне ‒ збільшити кількість якісних проектів. Всі пропозиції, висловлені під час заходу, були запротокольовані та підлягатимуть подальшому розгляду й реалзіації.

Запис громадського обговорення: http://bit.ly/2NgoI0V